Szanowni Państwo!
Poniżej przedstawiamy kolejne zmiany, które zostały zaproponowane w projekcie ustawy z dnia 20 lipca 2020 r. o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw (dalej jako: „Nowelizacja” albo „Projekt”) w zakresie umocnienia pozycji rady nadzorczej w spółce. Przypominamy, że Projekt przeszedł etap konsultacji społecznych i został opublikowany dnia 8 grudnia 2020 r. na stronie Rządowego Centrum Legislacji.
I. OBOWIĄZEK INFORMACYJNY WOBEC RADY NADZORCZEJ
Projekt przewiduje dodanie całkowicie nowej regulacji mającej zastosowanie do spółek akcyjnych, a mianowicie art. 3801 k.s.h., zgodnie z którym zarząd będzie obowiązany z własnej inicjatywy, bez dodatkowego wezwania, do udzielania radzie nadzorczej informacji dotyczących w szczególności:
(i) uchwał zarządu i ich przedmiocie;
(ii) sytuacji spółki, w tym w zakresie jej stanu majątkowego, a także istotnych okolicznościach z zakresu prowadzenia spraw spółki, w szczególności w obszarze operacyjnym, inwestycyjnym i kadrowym;
(iii) postępach w realizacji wyznaczonych kierunków rozwoju działalności spółki;
(iv) transakcjach oraz innych zdarzeniach lub okolicznościach, które istotnie wpływają lub mogą wpływać na sytuację majątkową spółki, w tym na jej rentowność lub płynność;
(v) znaczących zmianach dotyczących uprzednio udzielonych radzie nadzorczej informacji, jeżeli zmiany te istotnie wpływają lub mogą wpływać na sytuację spółki.
Wyżej wskazane informacje, powinny znajdować się w kręgu szczególnego zainteresowania członków organu nadzoru, a wprowadzenie przedmiotowej regulacji ma znacząco ułatwić i przyśpieszyć możliwość zapoznania się członkom rady nadzorczej z istotnymi, z ich punku widzenia, kwestiami spółki.
Dodatkowo, już nie tylko w przypadku spółki akcyjnej, rada nadzorcza, w celu wykonywania swoich obowiązków, może żądać od osób wskazanych w przepisie m.in. zarządu, prokurentów, likwidatorów, osób zatrudnionych w spółce sporządzenia lub przekazania wszelkich informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień dotyczących spółki, w szczególności jej działalności lub stanu majątkowego.
Informacje, dokumenty, sprawozdania i wyjaśnienia określone wyżej, powinny zostać przekazane radzie nadzorczej niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie dwóch tygodni od dnia zgłoszenia odpowiedniego żądania do organu lub osoby obowiązanej. Rada nadzorcza będzie uprawniona do ustalenia dłuższego terminu na dokonanie odpowiedzi na jej żądanie. Co istotne, zarząd nie będzie mógł ograniczyć dostępu członków rady nadzorczej do żądanych przez nich informacji, dokumentów, sprawozdań czy wyjaśnień.
W celu zabezpieczenia respektowania poważnych obowiązków, w stosunku do podmiotu, który nie przekazuje w terminie lub przekazuje informacje, dokumenty, sprawozdania lub wyjaśnienia niezgodne ze stanem faktycznym, lub zataja dane wpływające w istotny sposób na treść tych informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień, będzie mogła być nałożona grzywna od 20 000 do 50 000 złotych albo nawet kara ograniczenia wolności. W stosunku do osoby, która działała nieumyślnie, grzywna ma wynosić od 6 000 do 20 000 złotych.
II. KONTROLA RADY NADZORCZEJ NAD MAJĄTKIEM SPÓŁKI
W regulacjach dotyczących spółki z o. o. projekt zakłada rozszerzenie kompetencji rady nadzorczej w zakresie wzmocnienia jej kontroli nad majątkiem spółki. Stosownie do proponowanych zmian w przypadku zawarcia przez spółkę ze spółką dominującą, spółką zależną lub spółką z nią powiązaną transakcji, której wartość przekracza wartość określoną w umowie spółki, wymagana będzie zgoda rady nadzorczej, chyba że co innego stanowiła będzie umowa spółki.
Podobnie, w regulacjach dotyczących spółki akcyjnej ma znaleźć się przepis, zgodnie z którym do zawarcia przez spółkę ze spółką dominującą, spółką zależną lub spółką z nią powiązaną transakcji, której wartość przekracza 10% sumy aktywów spółki w rozumieniu ustawy o rachunkowości, ustalonych na podstawie ostatniego zatwierdzonego sprawozdania finansowego spółki, wymagane będzie, aby uzyskać zgodę rady nadzorczej w tej kwestii, chyba że statut stanowić będzie inaczej.
Przed dokonaniem takiej zgody, zarząd spółki powinien udzielić radzie nadzorczej w szczególności informacji o: (i) firmie lub innym oznaczeniu stron transakcji, (ii) charakterze powiązań pomiędzy spółką a pozostałymi stronami transakcji, (iii) przedmiocie transakcji, (iv) wartości transakcji, (v) okolicznościach niezbędnych do oceny, czy transakcja jest uzasadniona interesem spółki.
Powyższe ma nie dotyczyć spółek należących do grupy spółek.
III. KOMITETY I DORADCA RADY NADZORCZEJ
Istotną kwestią pozostaje także fakt, że nowelizacja poprzez wprowadzenie nowych art. 2191 i 2192 k.s.h., przyznaje radzie nadzorczej uprawnienia do ustanawiania komitetów rady nadzorczej, które miałyby się składać z jej członków oraz powoływania niezależnego doradcy rady nadzorczej (chyba, że umowa spółki będzie stanowiła coś innego w tym zakresie).
(i) komitety rady nadzorczej
Komitety ustanawiany przez rade nadzorczą składałyby się z jej członków i będą mogły mieć charakter jedynie doraźny lub stały. Nowelizacja wyraźnie wskazuje, że skorzystanie z tego uprawnienia nie będzie zwalniało członków rady nadzorczej z odpowiedzialności za sprawowanie nadzoru.
Komitety będą miały prawo podejmować wszystkie czynności nadzorcze takie jak badanie wszystkich dokumentów spółki, prawo do żądania od zarządu i pracowników sprawozdań i wyjaśnień oraz do dokonywania rewizji stanu majątku spółki – chyba że rada nadzorcza postanowi inaczej.
(ii) doradca rady nadzorczej
Doradca rady nadzorczej jest wybierany przez radę nadzorczą w drodze uchwały. Doradca może być powołany m.in. do zbadania na koszt spółki określonego zagadnienia dotyczącego działalności spółki lub jej stanu majątkowego.
Doradcą rady nadzorczej mógłby zostać wyłącznie podmiot, który posiada wiedzę fachową i kwalifikacje niezbędne do zbadania sprawy określonej przez radę nadzorczą, który zapewnia sporządzenie rzetelnego i obiektywnego raportu z badania.
W razie powołania doradcy, zarząd będzie miał obowiązek do zapewnia doradcy rady nadzorczej dostęp do dokumentów stanowiących podstawę badania, jak również udziela wyczerpujących informacji i wyjaśnień niezbędnych do przeprowadzenia badania.
Doradca rady nadzorczej oraz wszystkie osoby fizyczne wykonujące w jego imieniu lub na jego rzecz czynności, będą obowiązani do zachowania w tajemnicy wszystkich niemających publicznego charakteru informacji i dokumentów, do których mieli dostęp w trakcie wykonywania badania lub sporządzania raportu z badania. Obowiązek taki nie będzie ograniczony w czasie.
IV. SPRAWOZDANIA RADY NADZORCZEJ
Nowelizacja poszerza obowiązki sprawozdawcze wobec wspólników i akcjonariuszy poprzez wprowadzenie obowiązku składania corocznego pisemnego sprawozdania za ubiegły rok obrotowy.
Projekt zakłada, że takie sprawozdanie, powinno zawierać co najmniej:
(i) wyniki oceny sprawozdań zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy w zakresie ich zgodności z księgami i dokumentami, jak i ze stanem faktycznym, a także wniosków zarządu dotyczących podziału zysku albo pokrycia straty;
(ii) ocenę sytuacji spółki, z uwzględnieniem adekwatności i skuteczności stosowanych w spółce systemów kontroli wewnętrznej, zarządzania ryzykiem, zapewniania zgodności działalności z normami lub mającymi zastosowanie praktykami oraz audytu wewnętrznego;
(iii) ocenę realizacji przez zarząd obowiązku oraz ocenę sposobu sporządzania lub przekazywania radzie nadzorczej przez zarząd informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień, w kontekście obowiązków o których mowa w pkt I powyżej,
(iv) informację o łącznym wynagrodzeniu należnym od spółki z tytułu wszystkich badań zleconych przez radę nadzorczą w trakcie roku obrotowego.
V. INNE ZMIANY
Wśród proponowanych zmian znajduje się także obowiązek protokołowania uchwał rady nadzorczej oraz zarządu oraz uporządkowanie kwestii kadencji i mandatu członków organów. Zgodnie ze zmianami, kadencja ma być obliczana w pełnych latach obrotowych, chyba że co innego będzie wynikało z treści umowy spółki.
Jeżeli potrzebujecie Państwo wsparcia w powyższym zakresie oraz porady w kwestii zagadnienia dotyczącego grup spółek
ZAPRASZAMY DO KONTAKTU!
Zespół Spółka i Prawo>