Od 15 marca 2018 r. przedsiębiorcy zostali zobligowani do składania sprawozdań finansowych do rejestru przedsiębiorców KRS wyłącznie drogą elektroniczną z wykorzystaniem specjalnego systemu stworzonego do tego celu przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Jak pokazuje praktyka, nowe rozwiązania zamiast ułatwić, skutecznie uprzykrzają życie przedsiębiorcom. Jakby jednak tego było mało, problemy dotknęły również Sądy borykające się z bolączką informatyzacji i wprowadzeniem nowej infrastruktury. Dotyczą one w szczególności płatnej sekcji składania dokumentów finansowych za pomocą portalu S24, o czym poniżej.
Chcesz złożyć sprawozdanie finansowe przez Internet uważaj jakiego podpisu używasz
Choć nie wynika to z żadnego oficjalnego komunikatu, portal S24 w którym można składać elektroniczne formularze Z30, w przedmiocie ujawnienia dokumentów finansowych w rejestrze przedsiębiorców, akceptuje jedynie dokumenty podpisane wewnętrznym kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jest to podpis weryfikowalny, stanowiący integralną część pliku, tj. brak jest możliwości wyodrębnienia samego podpisu z pliku bez jego uprzedniej mechanicznej modyfikacji. Wówczas taki plik przybiera po jego skuteczny podpisaniu rozszerzenie .xades. Częstym błędem w tym zakresie, jest podpisywanie dokumentów finansowych dołączanych do wniosku podpisem kwalifikowanym zewnętrznym. Taki dokument jest łudząco podobny do dokumentu podpisanego podpisem kwalifikowanym wewnętrznym, gdyż ma takie samo rozszerzenie. Wówczas system teleinformatyczny Ministerstwa Sprawiedliwości nie jest w stanie odczytać takiego pliku i wnioski są oddalane, względnie zwracane wnioskodawcom.
Oddział przedsiębiorcy zagranicznego nie złoży bezpłatnie sprawozdania finansowego
Kolejnym niedociągnięciem ustawodawcy oraz osoby odpowiedzialnej za funkcjonalność systemu przyjmującego dokumenty finansowe, jest brak możliwości złożenia takiego dokumenty przez osobę umocowaną przez oddział przedsiębiorcy zagranicznego. To istotne niedociągnięcie. Zgodnie bowiem z art. 69 ust. 1b ustawy o rachunkowości do złożenia sprawozdania finansowego oddziału przedsiębiorcy zagranicznego upoważniony jest kierownik tegoż oddziału. Niestety system nie przewiduje takiej kategorii osób (ba nawet nie przewiduje dokonania tej czynności przez osobę upoważnioną do reprezentacji przedsiębiorcy zagranicznego w oddziale), przez co automatycznie odsyła do konieczność złożenia dokumentów finansowych na drodze płatnej. Tutaj pojawia się również pewien szkopuł, a mianowicie jak osoba upoważniona zgodnie z art. 69 ust. 1b ustawy o rachunkowości do złożenia sprawozdania finansowego oddziału przedsiębiorcy zagranicznego powinna wykazać swoje umocowanie przed sądem, co uprawnia ją do korzystania z systemu w imieniu oddziału? Może ona próbować złożyć pisemne oświadczenie w tym przedmiocie, a następnie dołączyć je do dokumentów finansowych i liczyć, że sąd nie zażąda dodatkowych potwierdzeń.
Bez numeru PESEL nie zgłosisz dokumentów finansowych. Na ratunek art. 129 § 21 k.p.c.
Niestety pozornie kusząca możliwość uzyskania kwalifikowanego podpisu elektronicznego przez obcokrajowca nieposiadającego numeru PESEL będącego członkiem zarządu spółki, a następnie podpisania nim dokumentów finansowych, jest obecnie kwestionowana przez sądy rejestrowe. Była to pewna alternatywa dla spółek, w których wszyscy członkowie zarządu byli obcokrajowcami nieposiadającymi numeru PESEL. W tym zakresie, jak wskazują sądy rejestrowe powołując się na art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. 2018, poz. 398): w przypadku dołączenia do zgłoszenia Z30 dokumentów finansowych w formie scanu (taka możliwość przewidziana jest wyłącznie do 30 września 2018 r.), mogą być one podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP jedynie przez osobę, której numer PESEL jest ujawniony w rejestrze przedsiębiorców KRS. Oznacza to, że dla skuteczności zgłoszenia wymagane jest aby numer PESEL widniał w rejestrze.
Na ratunek jednak może pospieszyć art. 129 § 21 k.p.c., zgodnie z którym pełnomocnik procesowy jest uprawniony do elektronicznego poświadczania dokumentów w ramach postępowań, gdzie reprezentuje on swojego klienta. Taką możliwość dopuszczają sądy rejestrowe i akceptują sytuacje, gdy dokumenty finansowe danego podmiotu, zostały podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez pełnomocnika i następnie w takiej formie dołączone do wniosku o wpis. Przedmiotowe rozwiązanie akceptowane jest nawet w przypadku gdy żaden z członków zarządu nie posiada numeru PESEL ujawnionego w rejestrze.