Szanowni Państwo,

uprzejmie informujemy, że zgodnie z art. 45 ust. 1f ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r., sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Wymóg ten dotyczy sprawozdań finansowych, oraz innych dokumentów (o czym szczegółowo poniżej) sporządzonych po dniu 1 października 2018 r., które powinny być zgodne z logiczną strukturą, oraz formatem udostępnionym w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie Ministerstwa Finansów pod tym adresem.

Podsumowując, od dnia 1 października 2018 r., dla każdego ze wskazanych poniżej dokumentów wprowadzono obowiązek postaci elektronicznej (dokumenty te muszą mieć format xml):

1. roczne sprawozdanie finansowe;
2. sprawozdanie z działalności jednostki;
3. sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej;
4. opinia biegłego rewidenta / sprawozdanie z badania rocznego sprawozdania finansowego;
5. skonsolidowane roczne sprawozdanie finansowe;
6. sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej;
7. sprawozdanie z działalności jednostki dominującej;
8.  skonsolidowane sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej.

Należy pamiętać, że nie ma obowiązku sporządzania w postaci elektronicznej: (i) uchwały lub postanowienia o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego lub skonsolidowanego rocznego sprawozdania finansowego oraz (ii) uchwały o podziale zysku bądź pokryciu straty.

Co z dokumentami sporządzonymi przed 1 października 2018 roku ?

Dokumenty finansowe sporządzone przed 1 października 2018 roku są składane według dotychczasowych zasad. Oznacza to, że wystarczy: (i) sporządzić je w formie pisemnej, a następnie (ii) zeskanować, (iii) opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym, lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP jednego z członków zarządu, oraz (iv) zgłosić przez bezpłatny portal Ministerstwa Sprawiedliwości „Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych”. Zgłoszenia tego dokonuje członek zarządu, który opatrzył zgłaszane dokumenty kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

Czynności te mogą zostać wykonane także przez radcę prawnego albo adwokata na mocy stosownego pełnomocnictwa, z zastrzeżeniem, iż wówczas wniosek taki podlega opłacie w wysokości 140,00 zł.

Nowe zasady od 1 października 2018 roku

Systematyka sprawozdawczości finansowej po 1 października 2018 r. wymaga od członków zarządu posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego, lub podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP. W tym zakresie wskazujemy jednak, iż do uzyskania profilu zaufanego ePUAP wymagany jest bezwzględnie numer PESEL, natomiast kwalifikowany podpis elektroniczny może uzyskać obcokrajowiec, który takiego numeru nie posiada. Jednocześnie kwalifikowany podpis elektroniczny można uzyskać drogą korespondencyjną w trybie obiegu dokumentów, bez konieczności osobistego stawiennictwa przed polskim dostawcą usług danego typu.

Zwracamy uwagę, że w praktyce mogą pojawić się sytuacje, w których w wieloosobowym zarządzie spółki część członków będzie posiadała podpis kwalifikowany, a część legitymować się będzie podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Wówczas, jak wynika z informacji przekazanych przez Ministerstwo Finansów, możliwe będzie złożenie na dokumentach finansowych niejednorodnych podpisów (część podpisów za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, a część za pomocą podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP). Należy zastrzec, że w takiej konfiguracji konieczne jest, aby w pierwszej kolejności pod dokumentami podpisali się posiadacze podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP, a dopiero w drugiej kolejności właściciele kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Odnosząc się jeszcze do kwestii posiadania numeru PESEL, oraz jego roli w ramach sprawozdawczości finansowej wskazujemy, że w zarządzie wieloosobowym numer PESEL musi posiadać co najmniej jeden jego członek. Brak jest wymogu, aby numerem tym identyfikował się cały zarząd, tym bardziej, że nie jest on wymagany do uzyskania podpisu elektronicznego. Przykładowo, jeżeli zarząd spółki kapitałowej składa się z czterech członków, gdzie jeden z nich jest obywatelem polskim, to wystarczające do podpisania dokumentów finansowych jest aby pozostali członkowie uzyskali podpisy kwalifikowane bez konieczności ubiegania się o numer PESEL.

Z posiadaniem numeru PESEL w nowej procedurze sprawozdawczości finansowej wiąże się jednak jedno istotne uprawnienie, a mianowicie członek zarządu posiadający numer PESEL uprawniony jest do złożenia sprawozdania finansowego i pozostałych dokumentów do rejestru przedsiębiorców KRS. Dlatego niezbędnym jest, aby w każdym zarządzie spółki znajdowała się przynajmniej jedna osoba posiadająca numer PESEL. Wydaje się również, że uprawnienie to będzie można delegować na prokurenta albo pełnomocnika, wówczas zarząd w ogóle zostałby zwolniony z obowiązku posiadania numeru PESEL, niemniej jednak poruszaną kwestię musi rozstrzygnąć praktyka funkcjonowania Repozytorium Dokumentów Finansowych.

Czy można złożyć sprawozdanie przez pełnomocnika, prokurenta lub likwidatora?

Zwracamy uwagę, że w praktyce mogą pojawić się sytuacje, w których w wieloosobowym zarządzie spółki część członków będzie posiadała podpis kwalifikowany, a część legitymować się będzie podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Wówczas, jak wynika z informacji przekazanych przez Ministerstwo Finansów, możliwe będzie złożenie na dokumentach finansowych niejednorodnych podpisów (część podpisów za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, a część za pomocą podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP). Należy zastrzec, że w takiej konfiguracji konieczne jest, aby w pierwszej kolejności pod dokumentami podpisali się posiadacze podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP, a dopiero w drugiej kolejności właściciele kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Odnosząc się jeszcze do kwestii posiadania numeru PESEL, oraz jego roli w ramach sprawozdawczości finansowej wskazujemy, że w zarządzie wieloosobowym numer PESEL musi posiadać co najmniej jeden jego członek. Brak jest wymogu, aby numerem tym identyfikował się cały zarząd, tym bardziej, że nie jest on wymagany do uzyskania podpisu elektronicznego. Przykładowo, jeżeli zarząd spółki kapitałowej składa się z czterech członków, gdzie jeden z nich jest obywatelem polskim, to wystarczające do podpisania dokumentów finansowych jest aby pozostali członkowie uzyskali podpisy kwalifikowane bez konieczności ubiegania się o numer PESEL.

Z posiadaniem numeru PESEL w nowej procedurze sprawozdawczości finansowej wiąże się jednak jedno istotne uprawnienie, a mianowicie członek zarządu posiadający numer PESEL uprawniony jest do złożenia sprawozdania finansowego i pozostałych dokumentów do rejestru przedsiębiorców KRS. Dlatego niezbędnym jest, aby w każdym zarządzie spółki znajdowała się przynajmniej jedna osoba posiadająca numer PESEL. Wydaje się również, że uprawnienie to będzie można delegować na prokurenta albo pełnomocnika, wówczas zarząd w ogóle zostałby zwolniony z obowiązku posiadania numeru PESEL, niemniej jednak poruszaną kwestię musi rozstrzygnąć praktyka funkcjonowania Repozytorium Dokumentów Finansowych.

Podpisywanie dokumentów finansowych podpisami elektronicznymi wydanymi za granicą

Zgodnie z informacjami ujawnionymi na stronie Ministerstwa Finansów, obowiązujące od 1 października 2018 r. przepisy w zakresie elektronicznej postaci sprawozdań finansowych nie ograniczają możliwości podpisania sprawozdania wyłącznie do kwalifikowanego podpisu elektronicznego wydanego przez polskie centra certyfikacji. Oznacza to, że sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej może zostać podpisane przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego zgodnie z algorytmem XAdES, bez konieczności zaszyfrowania numeru PESEL osoby podpisującej. Kwalifikowany podpis elektroniczny wydany na terenie Unii Europejskiej, jak również w państwie spoza UE, spełniający powyższe założenia będzie ważny do podpisania sprawozdań finansowych.

Urząd Skarbowy

Informujemy, że przedsiębiorcy nie będą musieli już odrębnie składać dokumentów finansowych do Urzędów Skarbowych. W tym zakresie, Krajowy Rejestr Sądowy samodzielnie przekaże złożone sprawozdanie do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych.