Udział online w zgromadzeniu wspólników spółki z o.o. już możliwy

W dniu 3 września 2019 r. w życie weszły nowe przepisy kodeksu spółek handlowych (KSH) umożliwiające odbywanie i udział w zgromadzeniu wspólników spółek z ograniczoną odpowiedzialnością przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Do tej pory taką możliwością objęte były wyłącznie walne zgromadzenia akcjonariuszy spółek akcyjnych, zgromadzenia wspólników spółek z o.o. mogły odbywać się natomiast wyłącznie w formach tradycyjnych (za wyjątkiem spółek założonych w systemie S24, w których niektóre uchwały mogą być podejmowane za pośrednictwem Internetu).

Zasady udziału w zgromadzeniu online

Zgodnie z nowo obowiązującymi przepisami, udział w walnym zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, obejmuje w szczególności:

  1.  transmisję obrad zgromadzenia wspólników w czasie rzeczywistym;
  2. dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym, w ramach której wspólnicy mogą wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w miejscu innym niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników;
  3. wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników.

W praktyce oznacza to, że wspólnicy nieobecni fizycznie na zgromadzeniu, a połączeni za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, mogą zyskać możliwość aktywnego uczestnictwa, wyrażania swojego stanowiska w dyskusji, formułowania projektów uchwał, zgłaszania wniosków porządkowych w toku zgromadzenia, a przede wszystkim skutecznego wykonywania prawa głosu na zgromadzeniu.

Warto podkreślić, że dla zgromadzenia wspólników, które odbywa się za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej muszą zostać zachowane wszelkie przewidziane prawem podstawowe zasady odbywania zgromadzeń. Oznacza to między innymi, że mogą w nim wziąć udział wszystkie osoby uprawnione do uczestnictwa w zgromadzeniu według zasad ogólnych wynikających z KSH. Zgromadzenie musi ponadto odbywać się na terenie Rzeczpospolitej Polskiej, w siedzibie spółki lub innym miejscu, które zostało wskazane w umowie spółki albo na które zgodę wyrazili wszyscy wspólnicy spółki. Oznacza to, że nawet jeśli wszyscy wspólnicy uprawnieni do wykonywania prawa głosu na zgromadzeniu będą w nim uczestniczyć wyłącznie przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, na miejscu zgromadzenia obecny musi być przynajmniej przewodniczący zgromadzenia oraz osoba protokołująca.

Obowiązek odbywania walnych zgromadzeń na terenie Polski nie ogranicza natomiast terytorialnie miejsca pobytu osoby uczestniczącej w walnym zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, które może znajdować się w dowolnym miejscu, również poza granicami RP. Rozwiązanie to może zatem ułatwić wspólnikom, w tym w szczególności zagranicznym, aktywny i stosunkowo elastyczny udział w zgromadzeniach.

Konieczny stosowny zapis w umowie spółki

Co szczególnie istotne, aby zgromadzenia wspólników mogły odbywać się w nowej formie, konieczne jest aby zezwalały na to zapisy umowy spółki. Umowa spółki powinna wyraźnie dopuszczać taką formę udziału w zgromadzeniach.  Z uwagi natomiast na fakt, że reguły KSH dotyczące możliwości odbywania zgromadzeń za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej są ogólnikowe i nie obejmują kwestii związanych np. z organizacją tego zgromadzenia (np. zasad prowadzenia obrad, identyfikacji wspólników i ich pełnomocników, składania sprzeciwów do podjętych uchwał, sytuacji przerwania połączenia w trakcie zgromadzenia), zalecane jest aby umowa spółki przewidywała szczegółową regulację w tym zakresie lub odsyłała do aktu niższej rangi, np. regulaminu odbywania zgromadzeń wspólników.

Istniejące spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, które będą chciały skorzystać z możliwości odbywania zgromadzeń wspólników w nowej formie, będą zatem zobligowane do zmiany umowy spółki i wprowadzenia do niej stosownych zapisów w tym zakresie.

Nowe zasady protokołowania zgromadzenia

Znowelizowane przepisy obejmują również modyfikację sposobu protokołowania zgromadzenia w sytuacji gdy biorą w nim udział wspólnicy przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. W takim przypadku, do protokołu, oprócz standardowej listy obecności z podpisami fizycznie obecnych wspólników, należy dołączyć listę wspólników głosujących przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Lista ta powinna jedynie wymieniać takich wspólników, ich podpisy nie są natomiast wymagane.

Dobre rozwiązanie dla spółek kontrolowanych przez zagraniczne podmioty

Wprowadzenie możliwości uczestnictwa w zgromadzeniach wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej wydaje się szczególnie korzystnym rozwiązaniem dla spółek, których wspólnikami są podmioty zagraniczne. Udział online przez takich wspólników w zgromadzeniach spółki pozwolić może na ograniczenie formalności dotyczących powoływania pełnomocnika do reprezentowania wspólnika na zgromadzeniu na terenie Polski. Tym samym, znacznemu uproszczeniu może ulec procedura odbywania zgromadzeń wspólników w trybie art. 240 KSH, tj. bez formalnego zwołania przy obecności wszystkich wspólników spółki. Przy udziale online wszystkich wspólników, zgromadzenia takie mogłyby odbywać się co do zasady w każdym czasie, w którym możliwe byłoby jednoczesne połączenie online przez wszystkich wspólników spółki. Rozwiązanie to wymaga obecności na terenie Polski co najmniej osoby upoważnionej do objęcia przewodnictwa nad zgromadzeniem i jego zaprotokołowania. W praktyce może to być np. osoba posiadająca stosowne upoważnienie od spółki lub jej wspólnika.

Zespół redakcji Spółka i Prawo