Mandat członka organu – wygaśnięcie i ponowne powołanie

W większości spółek zwyczajne zgromadzenia wspólników mamy już za sobą. O skutkach upływu terminu do przeprowadzenia zgromadzenia wspólników już pisałem. Dziś chciałbym jednak zwrócić uwagę na kwestię pozostającą w ścisłym związku z faktem przeprowadzenia zwyczajnego zgromadzenia w spółce, a mianowicie na jego skutek w postaci wygaśnięcia mandatów członków organów spółki. Do podjęcia tego tematu skłoniło mnie ostatnie orzeczenie Sądu Najwyższego w tej materii. Z uwagi na uniwersalność tego problemu w odniesieniu do organu spółki, jakim jest jej zarząd, w niniejszym wpisie odwoływał się będę do tego właśnie organu.

Jak wiemy, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu. Jeżeli zaś członek zarządu został powołany na okres dłuższy niż rok, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełni rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu.

Z praktycznego punktu widzenia – jeżeli umowa spółki wskazuje, iż kadencja członków zarządu wynosi np. 4 lata, to kadencja ta zakończy się (co do zasady, ponieważ członek organu może zostać wcześniej odwołany, lub zrezygnować) po upływie 4 lat od dnia powołania. W takim wypadku mandat członka zarządu wygaśnie z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe przypadającego po dniu zakończenia kadencji. Jeżeli zaś umowa spółki nie wskazuje okresu kadencji, na jaką powoływani są członkowie zarządu, ich mandaty wygasną z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji. Oznacza to w praktyce, że jeżeli umowa spółki nie wskazuje kadencji na jaką powoływani są członkowie zarządu, konieczne stanie się powoływanie ich praktycznie co roku. Powyższe proste wyjaśnienie nie stanowi jednak reguły. W każdej bowiem sytuacji istotne znaczenie będą miały konkretne okoliczności danego przypadku.

Wspominany powyżej skutek w postaci konieczności corocznego „odnowienia” powołania członka organu prowadzi często do prób modyfikacji zasad powołania członków zarządu w drodze uchwały zgromadzenia wspólników. O ile bowiem umowa spółki nie wskazuje okresu, na jaki powoływani są członkowie zarządu, wspólnicy często chcą to zmienić samą uchwałą i powołują danego członka do pełnienia funkcji na czas nieokreślony. Czy w takim wypadku uchwała wspólników będzie mogła skutecznie określić kadencję członka zarządu, pomimo iż umowa spółki tego nie czyni? W tej kwestii wypowiedział się ostatnio Sąd Najwyższy. W uchwale z dnia 21 lipca 2010 roku (sygn. akt III CZP 23/10) Sąd Najwyższy  wskazał, iż jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, mandat członka zarządu wygasa w terminie przewidzianym w art. 202 § 1 KSH także wtedy, gdy według uchwały wspólników powołanie nastąpiło na czas nieokreślony. Uchwała ta zapadła niedawno i na razie jej uzasadnienie nie jest jeszcze dostępne, aczkolwiek z treści samej sentencji wynika, iż w przypadku gdy uchwałą wspólników powołującą członka zarządu do pełnienia funkcji chcemy powołać go na czas nieokreślony (chcąc uniknąć konieczności corocznego powoływania), podczas gdy sama umowa spółki tego nie czyni, do osoby tej zastosowanie znajdzie regulacja art. 202 §1 KSH. W efekcie, jej mandat wygaśnie z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji.

Do tematu wrócę na pewno, kiedy dostępne stanie się pełne uzasadnienie ww. uchwały Sądu Najwyższego.

Bilans składamy do sądu dwa razy

Zbliża się 30 czerwca, dzień do którego należy zatwierdzić sprawozdania finansowe spółek których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Zgodnie z art. 213 §1 kodeksu spółek handlowych, zwyczajne zgromadzenie wspólników zatwierdzające sprawozdanie finansowe za poprzedni rok obrotowy powinno odbyć się w terminie 6 miesięcy po upływie każdego roku obrotowego. Dla spółek, których rok obrotowy kończy się 31 grudnia, termin ten upływa 30 czerwca. Jak co roku w wielu przypadkach spółki nie zdążą zatwierdzić sprawozdań finansowych w określonym ustawą terminie. Jakie są tego skutki? Zdaniem niektórych komentatorów do kodeksu spółek handlowych, podjęcie uchwał na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników, które odbywa się po terminie 30 czerwca grozi ich zaskarżeniem na podstawie art. 252 kodeksu spółek handlowych, jako sprzecznych z ustawą (art. 231 §1 KSH). Pogląd ten nie spotyka się jednak z szerszym uznaniem. Dlatego przyjąć należy, iż nawet uchwały zatwierdzające sprawozdanie finansowe po dniu 30 czerwca będą mogły stanowić skuteczną podstawę wpisu do rejestru przedsiębiorców wzmianki o złożeniu dokumentów do akt rejestrowych. W tym miejscu warto jednak zwrócić uwagę na zmiany, które obowiązują od 1 stycznia 2009 roku na gruncie regulacji ustawy o rachunkowości. Zgodnie bowiem z regulacją art. 69 ust. 2 ustawy o rachunkowości obowiązującą  od dnia 1 stycznia 2009 roku (ustawa z dnia 18 marca 2008 roku o zmianie ustawy o rachunkowości Dz. U. 2008 Nr 63 poz. 393) , jeżeli sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone w terminie określonym w ustawie (w naszym przykładzie – 30 czerwca), to należy je złożyć w rejestrze sądowym w ciągu 15 dni po tym terminie, a także 15 dni po jego zatwierdzeniu wraz z  dokumentami, o których mowa w art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości (opinia biegłego rewidenta, odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty, sprawozdanie z działalności). Obecnie zatem przepis ten wyraźnie wskazuje, iż w przypadku opóźnienia w zatwierdzeniu sprawozdania finansowego w stosunku do terminu wskazanego w ustawie, „bilans” składamy do sądu rejestrowego do dnia 15 lipca (w wersji bez zatwierdzenia), a następnie ponownie, już po jego zatwierdzeniu – w terminie 15 dni od tej daty.