Jak informowaliśmy, w jednym z naszych alertów prawnych na blogu, od 15 marca 2018 r. przedsiębiorcy zostali zobligowani do składania sprawozdań finansowych wyłącznie drogą elektroniczną za pomocą specjalnego portalu udostępnionego przez Ministerstwo Sprawiedliwości pod linkiem: https://ekrs.ms.gov.pl. Z uwagi na szereg pytań kierowanych do nas w tym przedmiocie, poniżej przedstawiamy podstawowe informacji, z którymi powinien zapoznać się każdy przedsiębiorca
Obowiązek posiadania konta
Przed zmianami wprowadzonymi na mocy nowelizacji ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, przedsiębiorcy wykorzystywali głównie elektroniczny KRS, do pobierania aktualnych informacji z rejestru przedsiębiorców – popularne wyciągi z KRS. Jak dotąd przepisy prawa nie nakładały na nich bezwzględnego obowiązku dokonywania określonej kategorii zgłoszeń za pomocą systemu teleinformatycznego. Oczywiście mieli oni taką możliwość, ale nie byli do tego zobligowani. Stąd też, jak pokazuje praktyka ostatnich kilku dni wymóg składania sprawozdań finansowych wyłącznie drogą elektroniczną sieje popłoch, w szczególności w spółkach gdzie w zarządach brak jest osób posiadających numery PESEL. W tym celu, Ministerstwo Sprawiedliwości otworzyło dedykowaną platformę dla przedsiębiorców, która dostępna jest pod linkiem https://ekrs.ms.gov.pl.
Co ciekawe, przedsiębiorcy będą mieli swobodny dostęp do sprawozdań finansowych innych podmiotów składanych za pomocą systemu, a korzystanie z tej funkcjonalności nie będzie wymagało założenia konta w systemie. Tym samym, nie wychodząc z domu będzie można przejrzeć dane finansowe interesującego nas podmiotu.
Jak założyć konto i kto może to zrobić. Musisz posiadać numer PESEL
Niezbędnym do korzystania z portalu Ministerstwa Sprawiedliwości jest wymóg posiadania odpowiedniego konta. Konto można utworzyć wchodząc do kafla S24 na stronie głównej portalu eKRS dostępnej pod linkiem: https://ekrs.ms.gov.pl/s24/
Po założeniu konta w systemie, które jest stosunkowo proste, wymaga bowiem jedynie podania adresu e-mail oraz hasła, zaczynają się trudności. Przed przejściem do jego korzystania, użytkownik proszony jest o dokonanie autoryzacji. Autoryzacji można dokonać na dwa sposoby:
1) za pomocą podpisu elektronicznego;
2) za pośrednictwem profilu zaufanego ePUAP.
W pierwszej kolejności polscy dostawcy usług w postaci podpisu elektronicznego wymagają dla jego przyznania numeru PESEL, podobnie jest w przypadku profilu zaufanego ePUAP. Dodatkowo profil w ePUAP należy potwierdzić podczas wizyty m.in. w urzędzie skarbowym, urzędzie gminy lub za pomocą bankowości elektronicznej z tym dodatkowym zastrzeżeniem, iż konto bankowo musi zostać założone w jednym z następujących banków: PKO S.A., Inteligo, BZ WBK, Bank Pekao, mBank, ING Bank Śląski, Envelo, Milenium. Nie ma możliwości weryfikacji autentyczności profilu zaufanego ePUAP za pomocą konta zagranicznego banku nawet gdyby należał on do grupy ww. podmiotów.
Niemniej jednak, nawet gdyby udało się, uzyskać jeden z dwóch możliwych sposobów weryfikacji wskazanych powyżej, bez numeru PESEL, to jego posiadanie zostało opatrzone wymogiem ustawowym w momencie wprowadzania dokumentów finansowych do elektronicznego systemu KRS. Zgodnie z art. 19e ust. 2 ustawy o KRS „zgłoszenie opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze, wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej, syndyk albo likwidator”.
Stosownie do powyższego, na osoby składające sprawozdania finansowe w systemie teleinformatycznym został nałożony bezwzględny obowiązek posiadania numeru PESEL. Z dostosowanie się do przedmiotowego wymogu będą miały problemy przede wszystkim spółki założone przez cudzoziemców, którzy siła rzeczy nie posiadają numeru PESEL. W tym zakresie, zostały one przymuszone do wprowadzenia, jednego z następujących rozwiązań:
1) powołanie do zarządu spółki kapitałowej osoby posiadającej numer PESEL;
2) przyjęcie w poczet wspólników spółki osobowej – osoby posiadającej numer PESEL (ingerencja w strukturę właścicielską podmiotu);
3) uzyskanie przez jednego z obcokrajowców numeru PESEL.
Numer PESEL dla obcokrajowca
Przedsiębiorcy, którzy nie chcą ingerować w strukturę zarządczą lub właścicielską w przypadku spółek osobowych, będą zmuszeni do uzyskania numeru PESEL co najmniej dla jednego z obcokrajowców wchodzącego w skład zarządu lub będącego wspólnikiem spółki osobowej. Cudzoziemiec może z urzędu otrzymać numer PESEL, jeżeli ma zgodę na pobyt stały w Polsce i złoży wniosek o zameldowanie na terytorium RP. W innym wypadku PESEL nadawany jest na wniosek. Wnioski o nadanie numeru PESEL dla obcokrajowca składa się:
1) w urzędzie gminy właściwym dla miejsca zameldowania,
2) w urzędzie gminy, na terenie której mieści się siedziba pracodawcy — jeśli brak jest meldunku,
3) w Urzędzie Dzielnicy Śródmieście miasta stołecznego Warszawy – jeżeli cudzoziemiec nie jest zatrudniony w podmiocie, w którym pełni swoją funkcję oraz nie posiada meldunku na terytorium RP.
Dużym udogodnieniem jest możliwość wnioskowania o nadanie numeru PESEL przez pełnomocnika, co wyklucza konieczność osobistego stawiennictwa w odpowiednim urzędzie. Trzeba jednak pamiętać, iż cudzoziemiec składając wniosek musi wskazać na podstawę prawną, która uzasadnia posiadanie przez niego numeru PESEL w Polsce.
W przypadku dalszych pytań prosimy o bezpośredni kontakt z redakcją.